CDMX, marzo de 2021 –  Con la implementación del teletrabajo por cuenta de la pandemia, pareciera que la cantidad de reuniones en las empresas se multiplicaron. Si de por sí algunas organizaciones presentaban ya un problema antes de COVID-19, con la virtualidad el desafío aumentó.

De acuerdo con una investigación de la consultora McKinsey & Company, los empleados dedican el 65 % del tiempo en el trabajo a reuniones, llamadas y correos electrónicos, lo que deja muy poco tiempo a la productividad.

¿Alguna vez has salido de una reunión pensando que se habría aprovechado mejor el tiempo vía mail? Para evitar que esto suceda, UBITS destaca tres estrategias que te ayudarán:

Hazte preguntas antes de agendar una reunión

Lo primero es tener en cuenta que una reunión no es la solución a todo.  Trata de agendarlas cuando sea estrictamente necesario. Para descubrir si realmente necesitas llevar a cabo un encuentro de este tipo, puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Este problema requiere una reunión o puede ser resuelto en una conversación uno a uno? ¿Hay otra alternativa a la reunión para solucionar este problema? (Por ejemplo, utilizar otro medio como un correo electrónico, un comunicado, una llamada o una intervención en el chat grupal).
• ¿Cuál es el objetivo de esta reunión?, ¿tomar una decisión, generar ideas o realizar un seguimiento?
• ¿En qué problema o asunto quiero que nos enfoquemos?
• ¿Cuánto tiempo necesitamos para realizarla?

Propón un día “sin reuniones”

Muchas empresas dedican un día a la semana al puro trabajo; en otras palabras, no se permiten reuniones. Este tipo de iniciativas deben venir desde los líderes pues son quienes transmiten las políticas de las empresas a los colaboradores.

Si un día sin reuniones es demasiado para la compañía, podría elegir horas o ciertos momentos durante el día “libres de reunión”.

Aprende a decir no y ofrece alternativas

No tienes que asistir a todas las reuniones.  Es importante que, si por alguna razón no puedes estar en una junta, tengas la seguridad y tranquilidad de decir que no y, si consideras que no es necesario hablar por este medio, puedes ofrecer una alternativa.

Por ejemplo, si un compañero de trabajo te envía una invitación a una reunión para intercambiar ideas sobre un próximo proyecto, podría recomendarle hacer una lluvia de ideas en Google Drive o en alguna herramienta colaborativa.

 ¿Cómo hacer que tus reuniones sean efectivas?

Si bien, el exceso de reuniones es un problema, lo cierto es que hay muchas juntas que son necesarias y que, bien manejadas pueden ser útiles y fomentar la obtención de resultados.

Del Bit, “Tres estrategias para liderar reuniones con éxito”, dictado por Diego Arozarena, destacamos estos tips para que estos encuentros sean eficientes:

• Deja claros los objetivos y la información necesaria antes de iniciar la reunión.
• Asegúrate de que todos los asistentes conozcan el tema y los objetivos, con al menos 24 horas de anticipación.
• No cites a personas que no están relacionadas con el objetivo de la reunión.
• Crea compromisos específicos, como asistir a tiempo o no tratar temas personales durante la reunión.
• Asigna roles a todos los asistentes de la reunión y define quiénes deben ocuparse de cada tema en la agenda.
• Resume las tareas y los acuerdos a los que se llegaron.
• Asigna responsables para cada tarea.
• Pide retroalimentación a los asistentes sobre la reunión.

Finalmente, es importante que al final de la reunión hayan quedado tareas o conclusiones accionables que se deberán compartir a los asistentes con sus respectivos responsables.