El tiempo es el bien que más deberíamos apreciar

Ángel Hernández Murillo / Creador de contenidos / Great Place to Work® México

Hace un par de semanas, un director de recursos humanos de una empresa de electrodomésticos al norte de la CDMX, me confesó que estaba a punto del fastidio. Las numerosas juntas en que debía participar, casi a diario, lo mismo que los múltiples mensajes que recibía del trabajo por WhatsApp todo el día, estaban aniquilando su productividad y, lo que es peor, su ánimo por proponer, motivándolo sólo a cumplir.

—El eco de los tonos de mi teléfono suena de constante en mi cabeza sin que a veces esté pasando— me dijo con cierta molestia…

Elon Musk, uno de los hombres más ricos del mundo, fundador de SpaceX, la empresa que ya está pensando en organizar viajes privados al espacio; director de Tesla y cofundador de PayPal, aconsejó cierta vez al respecto: “Si no agregas valor a una junta, sal inmediatamente de ella o deja la llamada”. Y es que, para líderes como él, el tiempo es el bien que más deberíamos apreciar y respetar, pero aún muchos no lo comprenden.

Coaches y formadores de talento coinciden en que con el confinamiento la pérdida de tiempo en juntas improductivas se está incrementado. La “juntitis” se agudizó a la par del COVID y si antes de la pandemia se estimaba, según Jabra, empresa de tecnología, que los directivos perdían hasta 40% de su tiempo en reuniones, es probable que hoy ese porcentaje se haya elevado hasta un 60 o 65%.

Esta firma encontró que en 2015 las organizaciones en Estados Unidos gastaron unos 37 mil millones de dólares en reuniones sin una razón específica y con una participación de dos a tres personas. Imagina ahora, donde vía conexión remota hay más de tres colaboradores, la mayoría sólo como espectadores.

El tiempo como oro

En el mundo empresarial se sabe que Jeff Bezos, fundador de Amazon, es enemigo de las juntas. No dedica más de 10 horas al año para reunirse con los inversionistas de sus negocios. Él da más importancia a las acciones, a su tiempo y al de los demás.

Distintas empresas gestoras de capital humano estiman que, en México, ocho de cada 10 organizaciones no saben gestionar de manera adecuada sus reuniones. Y, contrario a los buenos deseos por celebrarlas, sólo se obtiene desperdicio de horas productivas y gastos que se ven reflejados en los balances.

El tema de grupos de WhatsApp está en la misma línea. Los colaboradores se quejan de que, en sus teléfonos personales, es decir, ni siquiera proporcionados por la empresa, deben tener hasta cuatro o más grupos: el de su propia área, el de las áreas con las que se involucra, el de noticias y el de recursos humanos, por ejemplo. Esto supone la entrada de continuos mensajes a los que en la mayoría de los casos debe atender o, de lo contrario, podría ser señalado como indiferente o irresponsable con lo que pasa en su entorno laboral.

Esto también genera pérdida de tiempo. “Textear” en el celular es factor de distracción para la productividad y ocasiona gastos tanto para la organización como para el colaborador, quien muchas veces debe usar su plan personal de celular para asuntos relacionados directamente con el trabajo.

¿Qué incomoda y estresa a líderes y colaboradores?

De manera personal seguro cada uno tendrá algo qué decir, pero en general, a las personas les incomoda que las reuniones laborales:

• Se celebren o muy temprano o muy tarde. La recomendación es organizarlas entre las 10:00 y 12:30 del día
• Que su presencia no sea fundamental, es decir, que haga una diferencia
• Que sólo se les cite para “pasar lista” y “verlos”
• Que no se aborden los puntos motivo de la reunión de manera directa
• Que sean largas. Se recomienda no duren más de 30, máximo 40 minutos
• Quedarse con la sensación de que “¿y esto para qué fue?”
• Que se les incluya en grupos de WhatsApp que no les conciernen, o en los que no tienen ni voz ni voto y ni siquiera se les pregunte si aceptan estar en ellos o no
• Que haya presentaciones largas, tipo Power Point, con contenidos ininteligibles. Se corre el riesgo de que alguien se duerma
• Que sólo se hable del qué hace falta, pero no del quién lo hará

Lo deseable:

• La convocatoria a la junta debe tener un objetivo claro y único. De acuerdo con especialistas, el “para que todos estén enterados” es la forma más efectiva si lo que se busca es perder productividad
• No deben de ser improvisadas del tipo: “nos juntamos todos en 20 minutos”. La falta de planeación sólo traerá distracción, desenfoque en lo que se esté haciendo y falta de resultados
• Si la junta se acabó, se acabó. Si se establece un horario de inicio para respetar, lo mismo con su tiempo final. Si faltó más, es mejor reagendar para continuarla en otro momento
• Si se puede, en una sola. Procura celebrar pocas juntas a la semana. Si en una sola se puedan tocar todos los temas prioritarios, qué mejor. En lugar de platicar, la gente se concentrará en actuar
• Solo los necesarios. Procura convocar sólo a los involucrados directamente para transmitir los mensajes o actuar, no más
• Debe haber un moderador. Esto permitirá que cada uno de los reunidos tenga su oportunidad de hablar, usar su tiempo debidamente y terminar a la hora establecida

Acércate a tus líderes de área, ellos conocen mejor a todos los colaboradores y te podrán orientar para que, de ahora en adelante, celebres juntas realmente productivas. El tiempo es un tesoro momentáneo, de gran precio y valor de cambio, pero que no tiene regreso.