por Nina A. Bowman

En una cultura laboral con demasiadas reuniones, a menudo buscamos tácticas para salir de estas. Pero a veces es necesario asistir a una reunión, tal vez porque las decisiones que se tomen allí tendrán implicaciones para usted o su equipo, o tal vez porque sienta que lo han dejado fuera de discusiones con relevancia. Ya sea que no haya sido invitado por un descuido o bien, por una decisión intencional del organizador de la reunión, puede tomar medidas para asegurar su asiento en la mesa.

Pero primero, pausa

A menudo hablamos de la necesidad de disminuir la cantidad de reuniones a las que asistimos y de la importancia de tener solo a las personas clave en la sala, pero seamos realistas, hay ocasiones en las que quedar fuera de la lista de invitados puede doler. Intelectualmente, puede que entiendas la lógica, pero eso es un pequeño consuelo cuando quieres ser incluido. Puede doler aún más cuando te das cuenta de que ese desaire envía señales a tu equipo y colegas, quienes pueden preguntarse, “¿Por qué no está nuestro jefe en esa reunión? ¿Se está produciendo un cambio de poder en la organización?” Antes de hacer cualquier movimiento, piense objetivamente si realmente necesita estar en esa reunión. Pregúntese:

¿Eres un tomador de decisiones sobre el tema?

¿Usted o su equipo se verán afectados significativamente por el resultado?

¿Trae conocimiento o información que otros no tienen?

¿Traes una perspectiva única que aún no está representada?

Si responde afirmativamente a cualquiera de estas preguntas, comience el proceso de comprender por qué no tiene una invitación.

Evalúe su valor

La moneda real de un asiento consistente en la mesa, es el valor. Si el organizador de la reunión lo ha excluido, es posible que no comprenda el valor que aporta a la reunión. Pregúntese qué contribución única puede hacer a la discusión. ¿Cómo avanzará en el objetivo de la reunión?

Tomé uno de mis clientes, a quien llamaré Marc, como ejemplo. Es subdirector de una organización de investigación por contrato. El jefe de Marc estaba dirigiendo reuniones para discutir la reestructuración del negocio de la investigación y no había incluido a Marc en las invitaciones. Marc sintió que no solo debería ser invitado, sino que debería liderar las reuniones. Se preguntó si su voz sería apreciada. Cuando Marc finalmente reunió el coraje para preguntar sobre la situación, se enteró de que su jefe se sentía frustrado por tener que dirigir las reuniones, lo cual estaba haciendo porque sentía que Marc no estaba avanzando con ideas y un proceso para impulsar la reestructuración.

Marc se sorprendió. Se veía a sí mismo como un tomador de decisiones clave, pero no había estado actuando como tal. En un esfuerzo por no pisar los pies, había estado cediendo ante su jefe la reestructuración, pero su enfoque pasivo lo estaba minando. Si quería recuperar la confianza de su jefe, tendría que demostrar su valor. Solo entonces podría obtener un asiento en la mesa e incluso asumir el liderazgo de las reuniones.

Evalúe su estilo

Es posible que se haya quedado fuera de una reunión debido a la forma en que los demás perciben su comportamiento.

Tomemos a otro cliente mío, a quien llamaré Karen. Ella estaba en el equipo de cumplimiento legal de una empresa de biotecnología de rápido crecimiento. Su función consistía en trabajar con el marketing para garantizar que las campañas y los materiales promocionales estuvieran en consonancia con las directrices gubernamentales. Karen siempre había sido invitada a reuniones clave de marketing, pero se dio cuenta de que cada vez se celebraban más reuniones sin ella. De hecho, no se le incluyó en la discusión hasta que las campañas estaban muy avanzadas en su desarrollo y ya era demasiado tarde para influir en las decisiones del equipo de marketing. El patrón de conducta estaba comenzando a crear grandes explosiones entre el equipo de cumplimiento legal y el equipo de marketing, ya que Karen se vio obligada a desentrañar importantes campañas de marketing al final del juego. Cuando hablé con los colegas de marketing sobre Karen, me dijeron que les resultaba frustrante su presencia en las reuniones. Respetaban que su función era ayudar a gestionar el riesgo legal de la empresa, pero ella tenía una tendencia a rechazar las ideas y adoptar una postura conservadora en las áreas grises, dejando al grupo de marketing sintiéndose desmoralizado. El equipo quería que Karen escuchara abiertamente, intercambiara ideas junto con ellos y se enfocara en soluciones en lugar de problemas. Cuando Karen escuchó esta retroalimentación, se dio cuenta de que, si bien

En una cultura laboral con demasiadas reuniones, a menudo buscamos tácticas para salir de estas. Pero a veces es necesario asistir a una reunión, tal vez porque las decisiones que se tomen allí tendrán implicaciones para usted o su equipo, o tal vez porque sienta que lo han dejado fuera de discusiones con relevancia. Ya sea que no haya sido invitado por un descuido o bien, por una decisión intencional del organizador de la reunión, puede tomar medidas para asegurar su asiento en la mesa.

Pero primero, pausa

A menudo hablamos de la necesidad de disminuir la cantidad de reuniones a las que asistimos y de la importancia de tener solo a las personas clave en la sala, pero seamos realistas, hay ocasiones en las que quedar fuera de la lista de invitados puede doler. Intelectualmente, puede que entiendas la lógica, pero eso es un pequeño consuelo cuando quieres ser incluido. Puede doler aún más cuando te das cuenta de que ese desaire envía señales a tu equipo y colegas, quienes pueden preguntarse, “¿Por qué no está nuestro jefe en esa reunión? ¿Se está produciendo un cambio de poder en la organización?” Antes de hacer cualquier movimiento, piense objetivamente si realmente necesita estar en esa reunión. Pregúntese:

¿Eres un tomador de decisiones sobre el tema?

¿Usted o su equipo se verán afectados significativamente por el resultado?

¿Trae conocimiento o información que otros no tienen?

¿Traes una perspectiva única que aún no está representada?

Si responde afirmativamente a cualquiera de estas preguntas, comience el proceso de comprender por qué no tiene una invitación.

Evalúe su valor

La moneda real de un asiento consistente en la mesa, es el valor. Si el organizador de la reunión lo ha excluido, es posible que no comprenda el valor que aporta a la reunión. Pregúntese qué contribución única puede hacer a la discusión. ¿Cómo avanzará en el objetivo de la reunión?

Tomé uno de mis clientes, a quien llamaré Marc, como ejemplo. Es subdirector de una organización de investigación por contrato. El jefe de Marc estaba dirigiendo reuniones para discutir la reestructuración del negocio de la investigación y no había incluido a Marc en las invitaciones. Marc sintió que no solo debería ser invitado, sino que debería liderar las reuniones. Se preguntó si su voz sería apreciada. Cuando Marc finalmente reunió el coraje para preguntar sobre la situación, se enteró de que su jefe se sentía frustrado por tener que dirigir las reuniones, lo cual estaba haciendo porque sentía que Marc no estaba avanzando con ideas y un proceso para impulsar la reestructuración.

Marc se sorprendió. Se veía a sí mismo como un tomador de decisiones clave, pero no había estado actuando como tal. En un esfuerzo por no pisar los pies, había estado cediendo ante su jefe la reestructuración, pero su enfoque pasivo lo estaba minando. Si quería recuperar la confianza de su jefe, tendría que demostrar su valor. Solo entonces podría obtener un asiento en la mesa e incluso asumir el liderazgo de las reuniones.

Evalúe su estilo

Es posible que se haya quedado fuera de una reunión debido a la forma en que los demás perciben su comportamiento.

Tomemos a otro cliente mío, a quien llamaré Karen. Ella estaba en el equipo de cumplimiento legal de una empresa de biotecnología de rápido crecimiento. Su función consistía en trabajar con el marketing para garantizar que las campañas y los materiales promocionales estuvieran en consonancia con las directrices gubernamentales. Karen siempre había sido invitada a reuniones clave de marketing, pero se dio cuenta de que cada vez se celebraban más reuniones sin ella. De hecho, no se le incluyó en la discusión hasta que las campañas estaban muy avanzadas en su desarrollo y ya era demasiado tarde para influir en las decisiones del equipo de marketing. El patrón de conducta estaba comenzando a crear grandes explosiones entre el equipo de cumplimiento legal y el equipo de marketing, ya que Karen se vio obligada a desentrañar importantes campañas de marketing al final del juego.

Cuando hablé con los colegas de marketing sobre Karen, me dijeron que les resultaba frustrante su presencia en las reuniones. Respetaban que su función era ayudar a gestionar el riesgo legal de la empresa, pero ella tenía una tendencia a rechazar las ideas y adoptar una postura conservadora en las áreas grises, dejando al grupo de marketing sintiéndose desmoralizado. El equipo quería que Karen escuchara abiertamente, intercambiara ideas junto con ellos y se enfocara en soluciones en lugar de problemas. Cuando Karen escuchó esta retroalimentación, se dio cuenta de que, si bien aportaba conocimientos e información únicos a las reuniones, su estilo impedía que otros vieran ese valor.

Si te han dejado fuera de una reunión, considera pedirles a tus compañeros comentarios sobre tu estilo y hacer los cambios necesarios para que otros puedan apreciar lo que aportas. Karen trabajó para escuchar activamente y se propuso proponer una solución, no solo nombrar el problema, cada vez que identificaba un problema de cumplimiento. Estos cambios la convirtieron en una mejor socia comercial para sus compañeros de marketing y la ayudaron a volver a estar en la lista de invitados para esas reuniones.

Utilice la estrategia adecuada para la situación

Asegurar una invitación a una reunión importante probablemente requerirá diferentes tácticas según la situación. Estos son algunos consejos para algunas de las situaciones comunes que he visto enfrentar a mis clientes de coaching.

Tu jefe va a todas las reuniones y te deja fuera

• Reserve tiempo para hablar con su jefe sobre sus objetivos e intereses.
• Exprese directamente su interés en asistir a reuniones específicas y pregunte qué puede hacer para demostrar su valor.
• Pregúntele a su jefe si hay proyectos en los que pueda trabajar que lo ayudarían a participar en esas reuniones.
• Si su jefe está de acuerdo en que debería ser incluido en reuniones futuras, no tenga vergüenza de recordarle ese compromiso. Por ejemplo, podría preguntar: “¿La próxima reunión de estrategia sería un momento adecuado para compartir la nueva investigación de análisis competitivo en la que he estado trabajando?”

Tienes un compañero que te excluye intencionalmente

• Establezca un horario para conversar con su compañero sobre el patrón que está observando.
• Cuando explique por qué debería estar en esas reuniones, concéntrese en las razones comerciales, no en sus intereses o sentimientos personales.
• Si continúa quedándose fuera, pídale a alguien que esté invitado (y en quien confíe) que envíe un correo electrónico al organizador, idealmente con copia para los otros participantes para alentar su asistencia. Su colega podría decir algo como: “Juan, creo que la perspectiva de Katia en esta reunión será útil para el grupo. Deberíamos considerar agregarla a la reunión”. De esa manera, la decisión no se deja en manos del compañero que te ha estado excluyendo.

Simplemente no estás en la pantalla de radar del organizador

• Empiece por preguntarse si está dedicando suficiente tiempo a desarrollar relaciones sólidas con sus compañeros de trabajo. Conocer a sus colegas aumenta las posibilidades de que sean más conscientes de su trabajo y del valor que puede aportar a sus reuniones.
• Si hay una reunión específica a la que se dirige, dígale a su gerente que está interesado en unirse y pida consejo sobre lo que puede hacer para ser incluido.
• Comparta de forma proactiva con el organizador cómo su trabajo se alinea con el objetivo de la reunión.
• Hágase útil. Comparta información relevante con el organizador de la reunión y ofrezca su ayuda. Por ejemplo, puede decir: “Carla, sé que tiene una próxima reunión para discutir la nueva estrategia de cuenta. Pensé que esta información le resultaría útil. Si fuera útil, estaría feliz de venir a la reunión para discutir las implicaciones con el grupo”.

En cualquiera de estas situaciones, es posible que no se haya quedado fuera de la reunión intencionalmente. Dejar en claro que está interesado en asistir y explicar el valor que puede aportar a menudo puede remediar un descuido. Cuando no estás invitado a una reunión, es fácil señalar con el dedo y culpar a los demás por dejarte fuera, pero eso normalmente no te dará la invitación. En última instancia, la responsabilidad de demostrar por qué debería estar en la sala, es suya.

Artículo por: Nina A. Bowman; es socia gerente de Paravis Partners, una empresa de desarrollo de liderazgo y coaching ejecutivo. Anteriormente, ocupó varios puestos de asesoramiento y liderazgo en estrategia. Es coach ejecutiva y oradora sobre temas de liderazgo estratégico, presencia de liderazgo y efectividad interpersonal. También es autora colaboradora de la Guía HBR para entrenar a los empleados y la Guía HBR para pensar estratégicamente. – [Archivo digital]. Recuperado de: https://hbr.org/2018/05/how-to-get-yourself-invited-to-important-meetings Este artículo es meramente informativo. No pretende ser o parecer de autoría propia de revista Potencial Humano. Los derechos pertenecen y son únicamente de la revista HBR. Los créditos de dicho artículo están expresados claramente en el mismo. Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Revista Potencial Humano.