Los expertos en gestión han predicho durante mucho tiempo la desaparición de la jornada laboral estándar de 9 a 5. Gracias al internet y la tecnología móvil, ahora podemos trabajar donde y cuando queramos, argumentan. Entonces, ¿por qué tanta gente todavía se apega a esos horarios tradicionales, o más probablemente a una versión extendida de ellos? La realidad es que, si bien los arreglos de trabajo flexible se han vuelto más populares, pocas empresas tienen una política o un programa oficial. Y aún menos, los gerentes no están abiertos o equipados para manejar empleados con horarios alternativos. Pero esto no significa que debas renunciar a la idea de la flexibilidad laboral. Simplemente significa que tienes la responsabilidad de proponer un plan que funcione para ti, tu jefe y tu empresa.
Lo que dicen los expertos
Antes de buscar un horario flexible, reconoce que es probable que se oponga por mero convencionalismo. “Tradicionalmente, los gerentes eran reacios a que las personas trabajaran de forma remota debido a la falta de confianza: ¿realmente estás trabajando o estás comiendo bombones con tu amigo?”. explica Stewart D. Friedman, profesor de gestión en Wharton School y director fundador del Programa de Liderazgo de Wharton School y del Proyecto de Integración Trabajo/Vida de Wharton. Incluso aquellos jefes que confían en sus empleados se preocupan por parecer que favorecen a ciertas personas o permitir que la productividad disminuya.
Aún así, más gerentes y organizaciones están viendo los beneficios de los horarios no tradicionales. La investigación de Lotte Bailyn, profesora de gestión en la Sloan School of Management del MIT y coautora de Beyond Work-Family Balance: Advancing Gender Equity and Workplace Performance, ha demostrado que cuando a las personas se les da la flexibilidad que necesitan, alcanzan los objetivos más fácilmente, con menos frecuencia están ausentes o llegan tarde, y su moral sube. Al enfocarse en estas ventajas y enmarcar su solicitud correctamente, aumentan en gran medida sus posibilidades de obtener la aprobación para un arreglo de trabajo alternativo.
Define lo que quieres
El primer paso es averiguar lo que estás tratando de lograr: ¿Quieres pasar más tiempo con la familia? ¿Reducir la cantidad de tiempo que pasas en la oficina? ¿Deseas eliminar las distracciones para poder concentrarte en proyectos más grandes y a largo plazo? Una vez que tengas claro tu objetivo decide qué arreglo es el mejor para lograrlo. Las opciones incluyen una semana laboral comprimida, un trabajo compartido, horas reducidas, trabajar desde casa, tomar un año sabático de un mes, incluso algo tan simple como apagar tu teléfono por las tardes y considerar si aún así podrías hacer tu trabajo de manera efectiva. Por supuesto, no todos los trabajos son adecuados para la flexibilidad deseada. Antes de hacer una propuesta asegúrate de comprender el impacto que tendrá con tu jefe, tu equipo y tu desempeño.
Luego, investiga qué políticas tiene tu empresa y si existe un precedente de flexibilidad; no hay necesidad de abrir un camino que ya ha sido abierto. Si tu empresa no tiene una política formal deberás crear una propuesta tú mismo.
Diséñalo como un experimento
Muchos gerentes dudarán, especialmente si tu organización no tiene protocolos establecidos. Puedes disipar sus temores posicionando tu propuesta como un experimento. “Incluye un período de prueba para que tu jefe no se preocupe de que las cosas se desmoronen. Él o ella necesitan poder ver la nueva forma de trabajar y, en nuestra experiencia, rápidamente se vuelve evidente que es superior”, dice Bailyn. En el libro de Friedman, Liderazgo total: Sea un mejor líder, tenga una vida más rica, habla sobre nueve tipos diferentes de experimentos (desde trabajar de forma remota hasta delegar) que puedes usar para introducir flexibilidad en tu vida laboral. Lo más importante es que proporciones una salida para ti y tu jefe. Explica que, si no funciona, estás dispuesto a probar un arreglo diferente o volver al anterior modelo. “Si las cosas salen mal, siempre se puede volver al plan original, pero la mayoría de estos experimentos funcionan muy bien”, dice Bailyn.
Solicita la opinión y el apoyo del equipo
«Gran parte de nuestra investigación ha demostrado que la flexibilidad solo funciona cuando se hace de forma colectiva, no individualmente entre el empleado y el empleador», dice Bailyn. Recuerda que tu equipo (compañeros y subordinados directos) se ve afectado por tu horario de trabajo, por lo que necesitas el apoyo de todos para que el nuevo arreglo sea un éxito. Explica lo que estás tratando de lograr y solicita su opinión. “Involúcralos en la planificación y la propuesta”, dice Bailyn, y asegúrate de informarle a tu jefe que tu propuesta incluye las sugerencias de tus colegas.
Involucrar a tu equipo puede ayudar a evitar otra preocupación común de los jefes. A algunos les preocupa que, si otorgan flexibilidad a una persona, las compuertas se abrirán y todos querrán el mismo arreglo. Esto es a menudo un miedo infundado. Friedman señala que existe una diferencia entre «igualdad» y «equidad» y, de hecho, muchas personas prefieren un horario tradicional. “No les das a todos lo mismo porque no quieren lo mismo”, menciona.
Resalta los beneficios para la organización
Tu propuesta debe enfatizar los beneficios organizacionales sobre los personales. “Lo que sea que intentes debe diseñarse conscientemente para que no se trate solo de ti o tu familia”, dice Friedman. “En cambio, lo que propongas debe tener el objetivo claro de mejorar tu desempeño en el trabajo y hacer que tu jefe tenga éxito”. Demuestra que has considerado las necesidades de la empresa, que tu nuevo horario no será disruptivo y que en realidad tendrá beneficios positivos, como mejorar tu productividad y aumentar tu conocimiento relevante.
Vuelve a evaluar y haz ajustes
Una vez que tu experimento haya estado en marcha durante tres o cuatro meses, evalúa su éxito. ¿Estás alcanzando tus metas? ¿El horario está causando problemas a alguien? Debido a que has diseñado el arreglo como una prueba, querrás informarle a tu jefe lo que notas. “Obtén los datos para respaldar tu productividad, demuestra que está funcionando”, dice Friedman. Y si no es así, prepárate para sugerir ajustes.
Principios para recordar
Hacer:
- Debes saber lo que quieres lograr con dicha flexibilidad antes de proponer un horario alternativo.
- Reconoce el impacto que tu arreglo tendrá en tu jefe, tu equipo y tu productividad.
- Debes estar abierto a los ajustes en caso de que no funcione tu propuesta.
No:
- Concentrarse exclusivamente en los beneficios para ti y tu familia.
- No supongas que tu equipo estará detrás de ti; debes incorporar tus aportes y sugerencias.
- NO propongas cualquier cosa como una solución permanente sin probarla primero.
Estudio de caso n.º 1: Creación de un trabajo compartido único
Julie Rocco trabajaba como gerente de programas en Ford Motor Co cuando tuvo a su primer bebé. Sabía que quería regresar después de su licencia de maternidad, pero no veía cómo podría trabajar 12 horas al día y también ser una madre activa. Así que le pidió consejo a un mentor en Ford. La respuesta fue simple: aprovechar el compromiso de la empresa y el trabajo flexible para crear un trabajo que se adapte a ella. El mentor le sugirió hablar con otra Julie en Ford, Julie Levine, sobre el trabajo compartido. Levine, madre de dos hijos, había compartido un trabajo antes y quería volver a intentarlo, sobre todo porque le daría la oportunidad de pasar al desarrollo de proyectos principales.
“Es muy parecido a elegir un cónyuge”, dice Levine sobre la elección del socio adecuado para compartir el trabajo. “Esa persona es tus ojos y tus oídos cuando no estás”. Después de revisarse mutuamente en lo que ahora llaman «una cita a ciegas», acordaron presentarse como pareja a la gerencia de Ford. El plan era este: cada una trabajaría tres días a la semana superpuestos en un día: Rocco los lunes, miércoles y jueves; Levine los martes, miércoles y viernes. Deliberadamente optaron por no dividir la semana por la mitad para evitar “perder impulso” durante largos períodos de tiempo. Cada noche, excepto los miércoles, la persona que había estado en la oficina pasaba una hora y media al teléfono «descargando» los eventos del día a la persona que estaba en casa. Y en sus días en común, trabajaban juntas o, cuando las cosas estaban excepcionalmente ocupadas; divide y vencerás. “Es nuestro trabajo hacerlo perfecto”, les dijeron a sus jefes. “Tenemos la misma perspectiva, la misma meta, la misma visión, la misma ética de trabajo. Y obtendrás más de nosotras de lo que una persona podría dar”.
La gerencia de Ford no solo estuvo de acuerdo, sino que puso al dúo a cargo de uno de sus lanzamientos de más alto perfil en 2011: el nuevo Ford Explorer. El experimento fue un éxito: ahora son conocidas en toda la empresa como “las dos Julies”, dínamos gemelas.
Ambas dicen que compartir el trabajo las ha hecho más felices en el hogar y en el trabajo, y también más efectivas. “Una persona podría trabajar un día de 12 horas, irse a casa y colapsar, y luego tener que hacerlo todo de nuevo al día siguiente”, explica Levine. Con nosotras, «porque tienes que analizar tu día y compartirlo con otro cerebro, apareces al día siguiente y estás lista para correr».
Estudio de caso n.° 2: Tomarse un tiempo libre para el desarrollo personal
Amit Desai había estado trabajando en Bayer Healthcare durante 11 años cuando decidió que quería postularse para el programa de MBA ejecutivo mejor calificado de Wharton. Sin embargo, su inscripción significaría asistir a un día completo de clases los viernes cada dos semanas y un jueves ocasional durante dos años, más de 60 días lejos de su trabajo como gerente de proyectos de automatización.
Si bien Bayer tiene políticas oficiales sobre el teletrabajo y el horario flexible, las solicitudes especiales como la de Amit se deciden caso por caso, por lo que se le indicó que hiciera una propuesta formal. Comenzó investigando una solicitud similar que había hecho un empleado anterior, y al hablarlo con su jefe, lo apoyó con el plan pidiendo una estipulación: si alguna vez surgiera un conflicto, Amit daría prioridad al trabajo sobre la escuela. Amit estuvo de acuerdo y creó un discurso que incluía una explicación detallada del programa MBA y sus objetivos al postularse, un calendario de días en los que estaría en la escuela, cómo se relacionaban con su horario de trabajo, así como una lista de beneficios para Bayer. “Tengo la capacidad de aplicar los conocimientos adquiridos en la escuela durante el fin de semana para trabajar el lunes”, les dijo. El vicepresidente aprobó su solicitud y escribió una carta respaldando su solicitud de Wharton.
Amit está ahora en su quinto semestre. “Sinceramente, siento que el desafío del MBA me ha rejuvenecido y tengo más energía [en el trabajo]”, dice.
Estudio de caso n.° 3: Sentar el precedente
Al igual que muchos padres jóvenes, Hope O’Reilly y su esposo, Troy, se sorprendieron al descubrir lo costoso que era el cuidado de niños a tiempo completo, especialmente en la ciudad de Nueva York. Después de tener a su primer hijo, Hope quería volver a su trabajo como directora de desarrollo en el American Craft Council, pero ella y Troy, no estaban seguros de cómo podrían lograrlo económicamente. Hacia el final de su licencia de maternidad, la pareja ideó un plan que les permitiría a ambos continuar trabajando una jornada de tiempo completo y reducir su necesidad de cuidado de niños: ambos trabajarían desde casa un día a la semana, por lo que solo necesitarían una niñera en tres días. Estarían disponibles para llamadas y reuniones la mayoría de las horas, trabajarían mientras el bebé dormía la siesta, y recuperarían el tiempo perdido en sus cuatro días presenciales de oficina.
Troy era vicepresidente de tecnología en JP Morgan Chase, y debido a que el banco tenía políticas de trabajo flexibles, pudo obtener la aprobación para trabajar desde casa la mayoría de los lunes con bastante facilidad. Hope le preguntó a su jefe en el ACC si podía trabajar desde casa los viernes, pero enfrentó un desafío mayor ya que nadie en la organización lo había hecho antes. «No había absolutamente ningún precedente», dice ella. A su jefa le preocupaba si la madre de un recién nacido realmente podría trabajar en casa, pero Hope le aseguró que podía y le prometió dedicar horas extra las noches y los fines de semana. Reconoció que sería un desafío, pero sugirió probar el arreglo durante tres meses y después evaluar la propuesta.
Hope se quedó en el trabajo, trabajando desde casa los viernes, durante dos años antes de pasar a la Fundación Bogliasco, donde tiene un arreglo similar al trabajar una semana laboral comprimida. Ella cree que la flexibilidad genera lealtad en los empleados. “Cuando tienes flexibilidad, dejas pasar muchas otras cosas, como no recibir aumentos. ¿Qué es más valioso que el tiempo?”, declara Hope.
Artículo por: Amy Gallo; editora colaboradora de Harvard Business Review y coanfitriona del podcast Women at Work.– [Archivo digital] Recuperado de: https://hbr.org/2010/12/winning-support-for-flexible-w
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